Matrice Eisenhower : Comment devenir productif en 2 étapes ?

La Matrice Eisenhower est un outil d’analyse et de gestion du temps qui permet d’ordonner des tâches selon leur urgence et leur importance. 

Pourquoi cette matrice porte le nom d’Eisenhower ? Eisenhower a été le 34ème président des États-Unis. Il a exercé deux mandats de 1953 à 1961. Durant son mandat, il a lancé des programmes qui ont directement conduit au développement du réseau routier inter-États aux États-Unis. Il a également fondé la NASA.

Il est souvent classé parmi les dix plus grands présidents de l’histoire américaine. 

Nous verrons dans cet article l’histoire du nom de cette matrice. Nous verrons comment la matrice fonctionne et comment l’appliquer. 

1. Matrice Eisenhower : Pourquoi la matrice porte ce nom ?

Dwight Eisenhower a vécu l’une des vies les plus productives que vous puissiez imaginer.

Avant de devenir président, Eisenhower était un général cinq étoiles de l’armée des États-Unis. Il était le commandant suprême des forces alliées en Europe pendant la Seconde Guerre mondiale. Il était responsable de la planification et l’exécution d’invasions en Afrique du Nord, en France et en Allemagne.

À d’autres moments de son parcours, il a été président de l’Université Columbia. Il est devenu le premier commandant suprême de l’OTAN et a trouvé le temps de se consacrer à des passe-temps comme le golf et la peinture à l’huile.

Eisenhower avait une incroyable capacité à maintenir sa productivité non seulement pendant des semaines, voire des mois, mais pendant des décennies. Et pour cette raison, il n’est pas surprenant que ses méthodes de gestion du temps, de tâches et de productivité aient été étudiées par de nombreuses personnes.

Sa plus célèbre stratégie de productivité est connue sous le nom de la matrice Eisenhower. C’est un outil simple de prise de décision que vous pouvez utiliser dès maintenant. Parlons de comment être plus productif et comment fonctionne la stratégie d’Eisenhower.

2. Matrice Eisenhower: Comment être plus productif ?

Un rapport publié dans le Journal of Consumer Research a étudié la façon dont les gens décident des priorités.

Les chercheurs ont observé une tendance récurrente au cours de cinq expériences distinctes. Nous sommes plus attirés par les tâches urgentes que par des tâches moins urgentes. Et ce, même lorsque ces tâches sont plus importantes ou portent une plus grande récompense. Nous appelons cette bizarrerie psychologique l ‘«effet de simple urgence». Cela explique parfaitement pourquoi la plupart d’entre nous ont du mal à gérer leur temps. 

La Matrice Eisenhower permet de hiérarchiser les tâches urgentes et importantes et ignorer les tâches non urgentes et sans importance.

La stratégie d’Eisenhower pour agir et organiser vos tâches est simple. En utilisant la matrice de décision ci-dessous, vous séparerez vos actions en fonction de quatre possibilités.

1. Urgent et important (tâches que vous ferez immédiatement).
2. Important, mais pas urgent (tâches à planifier ultérieurement).
3. Urgent, mais pas important (tâches que vous déléguerez à quelqu’un d’autre).
4. Ni urgent, ni important (tâches que vous allez éliminer).

L’avantage de cette matrice est qu’elle peut être utilisée pour des plans de productivité généraux («Comment dois-je passer mon temps chaque semaine?»). Elle peut aussi être utilisé pour des plans quotidiens plus petits («Que dois-je faire aujourd’hui?»).

3. Matrice Eisenhower : La différence entre urgent et important 

Les tâches urgentes sont des choses sur lesquelles vous sentez le besoin de réagir : emails, appels téléphoniques, SMS, nouvelles. Dans le même temps, selon les mots de Brett McKay, «les tâches importantes contribuent à notre mission, à nos valeurs et à nos objectifs à long terme».

Séparer ces différences est assez simple à faire une fois, mais le faire continuellement peut être difficile. La raison pour laquelle j’aime bien la matrice Eisenhower est qu’elle fournit un cadre clair pour prendre les décisions à maintes reprises. Et comme toute chose dans la vie, la cohérence est la partie la plus difficile.

Nous allons voir quelques observations en utilisant cette méthode.

4. Matrice Eisenhower en 2 étapes : Élimination avant optimisation

Il y a quelques années, je lisais un article sur la programmation informatique lorsque je suis tombé sur une citation intéressante :

« Il n’y a pas de code plus rapide que pas de code. » Kevlin Henney

I. Avant toute chose: éliminer

En d’autres termes, le moyen le plus rapide de réaliser quelque chose consiste à éliminer entièrement cette tâche. Il n’y a pas de moyen plus rapide de faire quelque chose que de ne pas le faire du tout.

Ce n’est pas une raison pour être paresseux, mais plutôt une suggestion pour vous forcer à prendre des décisions difficiles et à supprimer toute tâche qui ne vous mènera pas vers votre mission, vos valeurs et vos objectifs.

II. Les excuses

Trop souvent, nous utilisons la productivité, la gestion du temps et l’optimisation comme excuse pour éviter la question très difficile: «Ai-je vraiment besoin de le faire?». Il est beaucoup plus facile de rester occupé et de se dire que vous devez simplement être un peu plus efficace. Il est facile de se dire : « il faut que je travaille un peu plus tard ce soir » que de supporter la peine d’éliminer une tâche qui vous convient. Mais ce n’est pas la meilleure utilisation de votre temps.

Comme le dit Tim Ferriss, « être occupé est une forme de paresse, pensée paresseuse et action aveugle.». 

Je trouve que la matrice Eisenhower est particulièrement utile car elle me pousse à me demander si une action est vraiment nécessaire. Ce qui signifie que je suis plus susceptible de déplacer des tâches dans le quadrant «Supprimer» plutôt que de les répéter sans réfléchir.

Et pour être honnête, si vous éliminiez simplement tout ce que vous perdez du temps chaque jour, vous n’auriez probablement pas besoin de conseils pour être plus productif dans les domaines qui comptent.

5. Matrice Eisenhower: Est-ce que cela m’aide à atteindre mon objectif ?

Une dernière remarque: il peut être difficile d’éliminer les activités qui vous font perdre du temps si vous n’êtes pas certain de l’objectif visé. D’après mon expérience, deux questions peuvent aider à clarifier l’ensemble du processus derrière Eisenhower.

Ces deux questions sont:

1. Vers quoi je travaille ?
2. Quelles sont les valeurs fondamentales qui animent ma vie ?

Ce sont des questions que je me suis posées dans mon bilan annuel et mon rapport d’intégrité. Répondre à ces questions m’a aidé à clarifier les catégories pour certaines tâches de ma vie.

Décider des tâches à effectuer et des tâches à supprimer devient beaucoup plus facile lorsque vous savez clairement ce qui est important pour vous.

La matrice Eisenhower n’est pas une stratégie parfaite, mais j’ai trouvé que c’était un outil de prise de décision utile pour augmenter ma productivité. Elle élimine les comportements qui absorbent l’énergie mentale, gaspillent du temps et me dirigent rarement vers mes objectifs. J’espère que vous le trouverez utile aussi.

Pour allez plus loin, vous pouvez télécharger l’application eisenhower.me qui utilise tous le potentiel de cette méthode.