Rétroplanning définition : Comment créer un calendrier ?

Le rétroplanning permet de mettre en place une planification des différentes phases de votre projet en partant de la date de fin jusqu’à remonter le temps.

Cette méthode est parfaite lorsque le projet à déjà une date de fin connu et qui est surtout difficile à respecter.

Grâce au rétroplanning chacune des étapes intermédiaires du projet doit être respecter, pour pouvoir à la fin finir le projet dans les temps avec une date de fin défini en amont.

La finalité est d’avoir une estimation la plus proche de réalité la date de début et de fin de chacune des étapes pour suivre l’avancer du projet.

Il est primordial dès le début d’avoir une vision claire de l’objectif et de la finalité du projet. Car en fonction de cela les actions les plus optimisés seront prises pour parvenir à la réussite du projet.

Il en va de même pour la gestion de projet, et c’est précisément pour cette raison qu’un calendrier rétroplanning est un outil si puissant.

Dans cette article vous allez découvrir les possibilités de ce calendrier. Comment vous pouvez déployer un rétroplanning au sein de votre entreprise et vos équipes.

L’objectif est mettre en place efficacement des projets plus rapidement et plus facilement.

1. C’est quoi exactement un Rétroplanning ?

Le rétroplanning permet de suivre avec précision le cycle de vie d’un projet avec en détail les étapes les plus importantes dans un ordre inversé. Cela veut dire de la date de livraison à la date de début.

Dans le cas ou vous avez déjà eu à gérer un projet avec un minimum d’informations et une date de fin connu à l’avance, il est probable que vous avez déjà réalisé un rétroplanning sans vous en rendre compte de l’utilisation de cet outil.

Dans ce cas, vous avez surement consulté votre calendrier et de ceux collaborent sur le projet, avoir marquer la date de fin et à travailler dessus pour déterminer les différentes dates à respecter pour les étapes intermédiaires. 

Le rétroplanning est une manière de faire la rétroingénierie d’un projet (ingénierie inversé) en fonction d’une date d’échéance fixé en avance.

2. Pourquoi l’utiliser ?

Dans le cas ou vous êtes sur un projet dont les échéances sont très réduites et qu’il n’est pas possible de dépasser pour plusieurs raisons. Il est judicieux de mettre en place un rétroplanning pour les raisons que nous allons voir ensemble

Dans un premier temps un rétroplanning permet de visualiser s’il est possible ou non de respecter les délais. Vous allez vous en rendre compte dans le cas ou vous êtes confronté à une forte pression en temps. Car vous n’êtes pas susceptible de respecter toutes les étapes du projet tout en respectant les normes de sécurité et de qualité avant la date limite proposée.

Le rétroplanning permet de montrer aux clients, aux décideurs du projet ou aux différentes parties prenantes de fixer une date de livraison qui est plus conforme à la réalité.

Dans un deuxième temps vous êtes dans la situation où le temps consacrer au projet est réduite avec peu de marge par rapport à celui qui est consacré en temps normal.

Un rétroplanning est l’outil idéal vous aidez à faire les ajustements des différentes étapes et pouvoir accélérer certaines tâches dans l’objectif de respecter la date de livraison.

Par exemple, avec ce planning vous allez pouvoir obtenir des ressources supplémentaires (budget, salariés, matériels..) pour vous aider à respecter les délais.

Grâce à votre rétroplanning, vous allez pouvoir vous coordonner avec d’autres chefs de projet qui travaillent sur le même projet.

L’objectif c’est d’être transparent vis à vis de l’avancer du projet et de pouvoir montrer ce dont vous avez besoin, quand vous en aurez besoin et combien de temps cela prendra.

Finalement le rétroplanning est un avantage au sein de votre équipe de projet car il permet à chacun de connaitre exactement les taches qu’il doit effectuer et à quel moment le faire pour respecter les différents étapes.

3. Quels sont les défis d’un Rétroplanning ?

Le plus grand défi d’un rétroplanning est d’être précis dans la programmation de toutes les étapes et les tâches nécessaires qui sont nécessaire pour le projet soit achevé dans les temps. 

Dans le cas ou vous avez la certitude qu’il est difficile de respecter la date limite tout en prenant en considération les différentes normes qui vous incombe.

Il est important d’être transparent sur ces éléments avec le client ou la partie prenante du projet pour parler du report de la date limite, ou de de la modification du projet pour qu’il respecte en même temps le cahier des charges et la date de livraison souhaitée.

Une autre difficulté liée que vous pouvez avoir dans l’élaboration d’un rétroplanning c’est le fait d’anticiper la durée de certaines étapes précise. Les raisons sont nombreuses soit vous venez de reprendre le dossier de ce projet, ou c’est la première fois que vous avez à gérer ce type de projet avec ce type de contrainte.

Dans cette situations, il est intéressant de demander des conseils aux autres chefs de projet et à vos collègues qui peuvent vous aider à trouver d’autres solutions.

Car il y a des chances qu’ils aient déjà été confronté à ce type de situation semblable et qu’ils aient une idée sur la réalisation du projet pour respecter les délais et les contraintes qui vont avec.

4. Comment en créer un en ligne ?

Pour mettre en place un rétroplanning, il est important d’abord avoir une date d’échéance, c’est à partir de ce dernier que vous construisez votre planning.

Dès que vous êtes fixé la date de fin, vous pouvez débuter à construire calendrier avec les détails tels que les taches, les intervenants ainsi de suite.

Si vous avez déjà créez un rétroplanning pour un type de projet spécifique que vous exécutez régulièrement, vous allez forcement estimer la durée de chaque phase et de chaque tâche.

Par exemple, si le projet comporte de trois grandes étapes qui prennent chacune d’elles deux semaines à être réaliser, à ce moment vous savez que vous allez devoir lancer l’exécution du projet au plus tard six semaines avant la date limite.

Il ne faut pas oublier que même les projets que vous gérez régulièrement peuvent subir des imprévus inattendus.

Il est donc important de laisser une marge dans votre rétroplanning pour faire face à tout imprévu ou un problème qui peut arriver.

Si vous vous travaillez sur un type de projet spécifique pour la toute première fois, il est forcement plus difficile d’établir un rétroplanning précis.

Là encore, en consultant des collègues qui ont plus d’expérience sur ce type de projet, vous aurez une estimation de la durée des différentes étapes

L’une des meilleurs façon pour créer facilement un rétroplanning tout en gagnant du temps c’est d’utiliser un modèle déjà existant.

Il existe plusieurs outils qui permettent de créer des calendriers personnalisable pour les différents projets que vous gérez régulièrement.

Cela vous fera gagner beaucoup de temps dans la première phase de planification. Un modèle existant vous permettra de débuter rapidement un projet.