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Airtable vs google sheets : C'est quoi Airtable ?

Airtable: L’origine

Airtable est un outil de collaboration cloud dont le siège est à San Francisco. Elle a d’abord été fondée par Emmett Nicholas, Howie Liu et Howie Wu.

Ce service de collaboration est le fruit de l’imagination de trois entrepreneurs qui cherchaient un moyen d’améliorer l’efficacité de leur travail. Leurs connaissances combinées en matière de technologie Internet les ont amenés à créer le système Airtable.

Ce type d’outils sont utilisés par de nombreuses entreprises pour partager des informations. Ils peuvent être un bon outil dans cet effort car ils constituent un excellent moyen d’échanger de grandes quantités d’informations.

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Les données sont stockées sur des serveurs situés partout dans le monde, ce qui permet aux employés d’y accéder depuis n’importe quel ordinateur.

Les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des courriels, utiliser des fonctions de chat, envoyer des fichiers à d’autres personnes, etc. Grâce à ce système, les employés peuvent tirer le meilleur parti de leur temps de travail et ne pas avoir à attendre devant leur ordinateur pour recevoir des informations.

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Comment ca marche ? Base de données vs. tableur

Quelle est donc la différence entre un tableur et une base de données ? À première vue, les bases de données ressemblent beaucoup à des feuilles de calcul, avec des pages de lignes de grille et d’onglets. Vous organisez les données en lignes et en colonnes comme dans un tableur.

C’est là que s’arrêtent les similitudes. Dans un tableur, vous utiliserez des fonctions comme =SUM(A1:A5) pour calculer des valeurs et des chiffres. Sur une base de données, les requêtes SQL sont souvent utilisées comme SELECT * FROM Customers, l’objectif est de trouver et comparer les données.

Vous pourriez comparer des données dans un tableur, mais les bases de données sont beaucoup plus puissantes et beaucoup moins faciles à gâcher.

Une base de données relationnelle ne se contente pas de stocker des données, elle stocke des relations entre ces données. Par exemple, toutes les chansons de votre collection musicale avec des catégories telles que l’artiste, le titre et l’époque.

Le stockage de données liées dans une seule feuille de calcul peut être difficile et provoquer des erreurs lorsque vous essayez de les trier et de les comparer. Mais avec une base de données, par exemple, vous pouvez facilement filtrer les résultats des années 90 avec “baby” dans le titre sans modifier votre base de données elle-même.

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Une règle de base est qu’une base de données est plus adaptée pour organiser une grande quantité d’informations.Les tableurs sont les mieux adaptés pour effectuer des calculs.

Airtable vous offre le meilleur des deux mondes : une base de données relationnelle aussi facile à utiliser que Google Sheets ou Microsoft Excel.

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Composants de base d’Airtable

Une base de données Airtable comporte cinq éléments de base :

  • Bases
  • Tableaux
  • Domaines
  • Archives
  • Points de vue

Bases

Les bases sont des bases de données uniques contenant toutes les informations dont vous avez besoin pour votre projet.

Votre base peut s’appeler “Annuaire des employés” ou “Achat d’une nouvelle voiture”. (La nôtre s’appelle “Calendrier et ressources éditoriales”.)

Une base contient toutes les données dont vous avez besoin pour un projet. Vous pouvez commencer avec une base vierge et la construire à partir de zéro, mais commencer avec un modèle est un bon moyen de jeter un coup d’œil sous le capot et de se familiariser avec ce qui est possible.

Airtable propose une solide bibliothèque de modèles pré-remplis avec des données échantillons pertinentes que vous pouvez modifier avec les vôtres. Par exemple, il existe des modèles pour un CRM personnel, un suivi de projet et un répertoire d’employés.

Pour utiliser un modèle,

  • sélectionnez + Nouvelle base sur la page d’accueil,
  • choisissez un modèle, puis
  • cliquez sur Utiliser le modèle en haut de la page.

Le modèle d’annuaire des employés est personnalisé pour vous aider à suivre les rôles de toute votre équipe, les dates de début, les anniversaires, les allergies alimentaires, etc.

bases airtable

Tableaux

Les tableaux sont utilisés pour contenir une liste de données sur un type d’article particulier.

Chaque base peut comporter un ou plusieurs tableaux, comme les feuilles de calcul d’un tableur.

Dans la base “Annuaire des employés”, chaque table contient un type d’information particulier, comme le nom, la date de naissance et le service.

tableaux airtable

Domaines

Chaque colonne d’un tableau est appelée un champ. Les champs sont l’équivalent des colonnes d’une feuille de calcul, bien que les champs soient conçus pour apporter de la cohérence à vos données.

Chaque champ a un nom personnalisable pour contenir de nombreux contenus par exemple des photos, pièces jointes, numéros de téléphone, etc.

domaines airtable

Archives

Les archives sont l’équivalent en base de données des lignes et des cellules d’un tableur. Chaque enregistrement est un élément de votre liste.

Dans un tableau archives, chaque enregistrement est un employé différent, avec des données dans chaque champ pour détailler son nom, son service, son adresse, etc.

archives airtable

La puissance d’une base de données relationnelle repose sur ses relations. Vos archives dans une table peuvent avoir une relation avec vos enregistrements dans une autre table en ajoutant un lien.

Après avoir créé un lien entre les tables, vous pouvez récolter les données d’une autre table. Par exemple, lorsque nous sommes dans la table de l’annuaire des employés, nous pouvons relier chaque employé à son service.

Cela permettrait d’afficher le nom du service sur la même fiche que l’employé et de faciliter l’extraction d’informations sur ce service à tout moment. Dans notre calendrier éditorial, nous l’utilisons pour extraire les noms des rédacteurs d’un tableau dans le calendrier éditorial d’un autre.

Vous pouvez créer une archive pour voir toutes ses informations en un seul endroit.

archives 2 airtable

Vues

Bien qu’il puisse être utile de visualiser tous vos enregistrements en une seule fois, vous pouvez également créer plusieurs vues pour chaque table d’une base.

Imaginez une vue dans Airtable comme une lentille différente à travers laquelle vous pouvez voir les mêmes données de la table sous-jacente.

Ces vues sont utiles lorsque vous ne souhaitez voir que certains enregistrements qui possèdent des critères qui vous intéressent le plus.

Pensez en dehors de la grille avec des vues visuelles. Vous pouvez créer une vue calendrier, par exemple, pour voir visuellement les anniversaires des employés. 

vues Airtable

Une vue de la galerie représente vos documents sous forme de grandes cartes. Cette vue est particulièrement utile pour mettre en évidence les pièces jointes à vos dossiers comme les portraits d’employés et les rapports de performance.

Avec la vue Kanban, vous pouvez visualiser vos documents dans un tableau de cartes empilées.

Cliquez et faites glisser les cartes pour les déplacer entre les différentes catégories, ou les garder sein d’une même catégorie.

C’est un bon process pour créer un flux de travail pour vos projets ou de montrer à quel stade se trouve chaque élément sur lequel vous travaillez.

vues airtable 2

Importer du contenu vers Airtable à partir d’autres applications

Vous vous sentez assez confiant pour construire une base de données Airtable sans modèle ?

Utilisez la fonction d’importation pour télécharger vos données de tableur existantes et les transformer en une base personnalisable. Vous pouvez également importer depuis Asana, Trello, et même vos contacts ou votre application de calendrier.

import airtable

Une fois votre base de données créée, vous pouvez utiliser Zapier pour envoyer automatiquement des informations à Airtable chaque fois que quelqu’un soumet un formulaire, vous envoie un courriel ou tout ce qui se trouve entre les deux.

Consultez ces 3 flux de travail pour vous aider à devenir un expert de Airtable.

La magie de Airtable réside dans sa souplesse d’adaptation à tout ce que vous devez organiser, quelle que soit la manière dont vous voulez le voir.

 

Airtable Prix

Les économies réalisées sur les coûts de main-d’œuvre sont encore plus importantes, puisqu’il n’est pas nécessaire de payer plus cher par employé pour stocker les données.

Bien que ce qui est airtable soit nouveau, il est déjà largement utilisé dans certains domaines. En raison de sa capacité à partager de grandes quantités d’informations avec les collègues, son utilisation est devenue assez populaire dans le commerce électronique.

Par exemple, de nombreux e-commerce en ligne ont commencé à utiliser Airtable afin d’offrir à leurs clients la possibilité de stocker et de gérer les informations de leur panier d’achat.

Au lieu de devoir payer une adhésion pour accéder à un site web où les informations du panier sont stockées, la société peut permettre au client de se connecter à une application qui peut lui fournir des informations sur son panier où qu’il aille.

interview

L’autre domaine dans lequel Airtable est couramment utilisé est le domaine médical. Le système est utilisé pour permettre aux médecins de communiquer avec leurs patients à distance et est même utilisé pour donner aux patients un délai de rétablissement plus rapide après une procédure chirurgicale.

En cas d’urgence médicale, les informations peuvent être immédiatement envoyées au personnel médical d’urgence qui pourra alors contacter la famille du patient pour obtenir des informations plus détaillées.

Airtable offre une alternative beaucoup plus rapide, plus facile et moins coûteuse que l’utilisation du courrier électronique, qui prend souvent beaucoup de temps à télécharger. Il permet aux médecins d’obtenir plus facilement et rapidement les informations dont ils ont besoin.

En outre, grâce à sa flexibilité, les médecins ne sont pas liés à un système ou à une entreprise spécifique et peuvent prendre leur temps pour rechercher dans des fichiers volumineux.

En résumé, Airtable est un excellent outil qui permet aux utilisateurs de partager leurs informations avec d’autres de manière plus efficace.

Associée à une plateforme telle que Google Drive, cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de rester organisés et d’économiser de l’argent sur les dépenses.

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